Papel, Importância E Funções Do Arquivista Na Empresa

Reza December 2, 2021
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O arquivista é um profissional responsável por gerenciar, organizar, preservar e disponibilizar as informações e documentos que uma empresa produz. Ele é fundamental para garantir que as informações importantes estejam seguras e acessíveis quando necessário. Neste artigo, vamos explorar o papel, a importância e as funções do arquivista na empresa.

Papel do Arquivista

O papel do arquivista é fundamental para a empresa. Ele é responsável por garantir que todos os documentos e informações produzidos pela organização sejam organizados e armazenados de forma segura e acessível. Além disso, ele é responsável por garantir que as informações estejam disponíveis para consulta sempre que necessário.

O arquivista também é responsável por garantir que os documentos sejam preservados de forma adequada. Isso significa que ele deve ter conhecimento sobre as técnicas de conservação e preservação de documentos, bem como estar atualizado sobre as tecnologias disponíveis para esse fim.

Outra função importante do arquivista é a gestão de documentos. Ele deve ser capaz de identificar os documentos importantes da empresa e criar um sistema de gestão de documentos que permita a sua localização fácil e rápida. Ele também deve ser capaz de identificar os documentos que podem ser descartados de acordo com a legislação vigente.

Importância do Arquivista

O arquivista é fundamental para a empresa por várias razões. Uma das principais é a segurança das informações. Com a crescente quantidade de informações produzidas pelas empresas, é fundamental ter um profissional que saiba como armazená-las com segurança e protegê-las contra perda, danos ou roubo.

Outra razão pela qual o arquivista é importante é a facilidade de acesso às informações. Com um sistema de gestão de documentos bem organizado, o arquivista pode garantir que as informações importantes estejam disponíveis para consulta sempre que necessário. Isso pode economizar tempo e dinheiro para a empresa, permitindo que os funcionários encontrem as informações necessárias rapidamente e sem problemas.

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Além disso, o arquivista é importante para garantir a conformidade com as leis e regulamentos. Ele deve estar ciente das leis e regulamentos que regem a produção, armazenamento e descarte de documentos e garantir que a empresa esteja em conformidade com eles.

Funções do Arquivista

O arquivista desempenha várias funções dentro da empresa. Algumas das principais funções incluem:

Gestão de documentos

O arquivista é responsável por identificar os documentos importantes da empresa e criar um sistema de gestão de documentos que permita a sua localização fácil e rápida. Ele também deve ser capaz de identificar os documentos que podem ser descartados de acordo com a legislação vigente.

Preservação de documentos

O arquivista é responsável por garantir que os documentos sejam preservados de forma adequada. Isso significa que ele deve ter conhecimento sobre as técnicas de conservação e preservação de documentos, bem como estar atualizado sobre as tecnologias disponíveis para esse fim.

Segurança das informações

O arquivista é responsável por garantir que as informações importantes estejam seguras e protegidas contra perda, danos ou roubo. Ele deve ser capaz de identificar as vulnerabilidades existentes no sistema de armazenamento de documentos e implementar medidas para proteger as informações.

Conformidade com as leis e regulamentos

O arquivista deve estar ciente das leis e regulamentos que regem a produção, armazenamento e descarte de documentos e garantir que a empresa esteja em conformidade com eles. Ele deve ser capaz de identificar as leis e regulamentos aplicáveis à empresa e implementar medidas para garantir a conformidade.

Disponibilidade das informações

O arquivista deve garantir que as informações importantes estejam disponíveis para consulta sempre que necessário. Ele deve ser capaz de criar um sistema de gestão de documentos que permita a localização fácil e rápida das informações necessárias.

Conclusão

O arquivista é um profissional fundamental para a empresa. Ele é responsável por garantir que todos os documentos e informações produzidos pela organização sejam organizados e armazenados de forma segura e acessível. Além disso, ele é responsável por garantir que as informações estejam disponíveis para consulta sempre que necessário. Com a crescente quantidade de informações produzidas pelas empresas e a necessidade de conformidade com as leis e regulamentos, o papel do arquivista é cada vez mais importante.

FAQs

1. Qual a formação necessária para ser arquivista?

Para ser arquivista, é necessário ter formação em Arquivologia ou Biblioteconomia.

2. Qual a diferença entre arquivista e bibliotecário?

O arquivista é responsável por gerenciar, organizar, preservar e disponibilizar as informações e documentos que uma empresa produz, enquanto o bibliotecário é responsável por gerenciar e organizar uma coleção de livros, revistas e outras publicações.

3. Qual a importância da gestão de documentos na empresa?

A gestão de documentos é importante para garantir que as informações importantes estejam disponíveis para consulta sempre que necessário e para garantir a conformidade com as leis e regulamentos que regem a produção, armazenamento e descarte de documentos.

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Reza Herlambang

Eu sou um escritor profissional na área de educação há mais de 5 anos, escrevendo artigos sobre educação e ensino para crianças na escola.

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